（原標題：全友家私如何優(yōu)雅地革新項目文檔管理）

全友家私是一家有著30年歷史的集研發(fā)、生產(chǎn)、銷售為一體的全國最大板式家具生產(chǎn)龍頭企業(yè)。全友家私以建立信息化、服務型家具制造企業(yè)為目標，全面推進企業(yè)信息化戰(zhàn)略。其中，由于全友家私各分公司所在的市場環(huán)境和業(yè)務工作不盡相同，為了實現(xiàn)從產(chǎn)品研發(fā)設計、采購、生產(chǎn)制造、物流、銷售，到顧客售后服務的全價值鏈信息化集成管理，為顧客提供卓越的產(chǎn)品和服務價值，對企業(yè)文件管理規(guī)范與共享，提出了更高的要求。尤其是如何解決分公司和總部技術部之間的項目文檔管理，文件協(xié)同分享等問題，迫在眉睫。

傳統(tǒng)的文件管理模式，無法滿足企業(yè)信息化發(fā)展

分公司會將自身的需求說明書通過BPM系統(tǒng)提交至技術部，評估小組經(jīng)過詳細的討論、評估和審批之后制定出詳細的解決方案說明書，最后由產(chǎn)品工程師完成產(chǎn)品的設計說明書和數(shù)據(jù)字典并傳達至研發(fā)團隊。從需求提交到項目立項，整個流程嚴謹而復雜。

但是，上述流程中所有文件都只是存在于BPM系統(tǒng)中或某個員工的個人電腦中，并沒有得到集中的存儲和備份。這不僅給之后的評估、研發(fā)等工作帶來不便，也給文件的準確性和安全性帶來風險。

并且，在文件的審批過程中每一份文件都只能以附件的形式存放于郵件內(nèi)，而每一層審批都需要上傳、下載、審閱等操作，流程冗長而復雜，不僅降低了審批效率，也容易導致文件在中間過程出錯。

在項目執(zhí)行的過程中，全友家私雖然采用了PDM系統(tǒng)來管理整個項目的生命周期，但是對于項目文檔缺少規(guī)范的管理和監(jiān)督。從系統(tǒng)開發(fā)、系統(tǒng)測試到版本發(fā)布，大量的代碼文件、測試用例、版本文件等項目文檔分散存儲在項目組員的電腦里，缺少集中管理。如果當產(chǎn)品修改了設計方案，而研發(fā)人員卻沿用了老版本，將會給項目帶來不可挽回的損失。項目經(jīng)理無法準確得知項目的進展情況，也無法管控不同人員的文檔權限，給工作帶來極大的不便。

因此，在全友家私不斷推進企業(yè)信息化改革的過程中，亟需一套專業(yè)的文件管理系統(tǒng)，能夠與各地分公司建立起標準、高效的信息反饋機制，規(guī)范項目文檔管理，同時也讓分公司和總部技術部之間的溝通協(xié)作更有效率。

開始云企業(yè)內(nèi)容管理解決方案

集中管理所有文件，保障文件安全

如下圖所示，通過與BPM系統(tǒng)相集成，全友家私將所有分公司需求說明書統(tǒng)一存儲在開始云KASS企業(yè)內(nèi)容管理系統(tǒng)中。技術部提前設置好書面模板，當各地分公司在BPM系統(tǒng)中提交需求說明書時，文件可自動歸檔至KASS企業(yè)內(nèi)容管理系統(tǒng)中的指定文件夾。技術人員無需再將文件下載、傳輸，而可以直接在系統(tǒng)內(nèi)分享文件，由項目評估人員進行需求討論和評估，極大地縮減了流程時間，加快評估效率。

評估人員可以直接在KASS企業(yè)內(nèi)容管理系統(tǒng)中發(fā)起審批流程。不論是解決方案說明書、設計說明書還是數(shù)據(jù)字典，都可在系統(tǒng)中進行討論和審批，而無需通過郵件多次上傳和下載，保障了文件的獨立性和完整性。

并且，通過KASS企業(yè)內(nèi)容管理系統(tǒng)進行定期的文件備份，所有文件都可備份至單獨的服務器中集中管理，實現(xiàn)文件的安全存儲。

規(guī)范管理項目文檔，實時掌握項目進展

通過開始云KASS企業(yè)內(nèi)容管理系統(tǒng)，研發(fā)項目組可以集中管理所有項目文件的整個生命周期。項目經(jīng)理可以隨時查看項目文檔，掌控項目進度。

集成現(xiàn)有IT應用系統(tǒng)，提高工作效率

開始云KASS企業(yè)內(nèi)容管理系統(tǒng)采用JAVA開發(fā)，支持與各種企業(yè)管理系統(tǒng)相集成。一方面，能夠集中存儲各個IT系統(tǒng)中的非結構化數(shù)據(jù)，統(tǒng)一備份和管理，保障文件安全;一方面，能夠最大程度的保留用戶的使用習慣，給予用戶最規(guī)范、最便捷的文件管理方式。

用戶在現(xiàn)有的辦公平臺上實現(xiàn)單點登錄，技術部員工通過企業(yè)門戶即可一鍵登錄系統(tǒng)。同時，通過KASS企業(yè)內(nèi)容管理系統(tǒng)的在線預覽功能，分公司用戶無需登錄系統(tǒng)，即可在企業(yè)門戶中在線查看各種版本信息、使用手冊等文件。

通過與PDM集成，KASS企業(yè)內(nèi)容管理系統(tǒng)可以管理項目文檔的整個生命周期。從文檔的創(chuàng)建、修改、審批、分發(fā)到歸檔、銷毀，實時監(jiān)控文檔信息，掌握整體的項目進展。

與RTX集成后，用戶可以通過RTX接收到KASS企業(yè)內(nèi)容管理系統(tǒng)的所有通知。不論是文件的訂閱、分享或發(fā)布，用戶可以實時收到系統(tǒng)消息，避免信息疏漏。

當前，傳統(tǒng)行業(yè)正在積極擁抱“互聯(lián)網(wǎng)+”，向著“信息化”、“智能化”方向快速發(fā)展。文件，作為企業(yè)最重要的數(shù)字化信息載體，在企業(yè)的信息化改革中占據(jù)有非常重要的地位。開始云KASS企業(yè)內(nèi)容管理系統(tǒng)的應用，幫助全友家私建立起了更加完善的文件管理制度，使項目文檔管理更加規(guī)范，分公司與總部技術部的配合協(xié)同更加流暢準確。不僅提高了員工的工作效率，也幫助提升了顧客服務質量。

(原標題：全友家私如何優(yōu)雅地革新項目文檔管理)